Maksymalizacja wartości: Miękkie umiejętności negocjacyjne, dzięki którym stworzysz wartości i sprawisz, że twój kontrahent znów będzie chciał z tobą pracować

I. WPROWADZENIE

Dla większości ludzi negocjacje to bitwa na słowa. Chodzi im o osiągnięcie porozumienia. Zaślepia ich mit podsycany przez ich uprzedzenia, że są tam po to, aby odebrać swojemu klientowi jak największy procent z tortu. Ten sposób myślenia skłania ich do podchodzenia do negocjacji w sposób przeciwstawny i agresywny. Jednak takie podejście do pozyskiwania wartości prawie nie prowadzi do zawarcia mądrego porozumienia i każdy negocjator powinien go unikać.

Geniusz negocjacji nie dąży do ugody. Zamiast tego, do osiągnięcia mądrego porozumienia (jeśli porozumienie jest możliwe). Takiego, które jest skuteczne i poprawia lub nie niszczy istniejących relacji. Według Fishersa i Ury'ego porozumienie życzeniowe zaspokaja uzasadniony interes każdej ze stron w takim stopniu, w jakim jest to możliwe. Rozwiązuje konflikt sprawiedliwie, jest trwałe i uwzględnia interes wspólnoty.

Aby osiągnąć mądre porozumienie, należy odejść od nastawienia "wygrana- przegrana" i przyjąć podejście "wygrana-wygrana". Pamiętaj, że negocjacje to proces współzależny - możesz dostać to, czego chcesz, tylko wtedy, gdy druga strona powie "tak" i odwrotnie. Co więcej, nie chodzi o to, aby druga strona powiedziała "tak". Chodzi o pracę z drugą stroną, aby dostać się do tak, nie pozostawiając żadnej wartości na stole. Możesz być pewien, że nie zostawisz żadnej wartości na stole, jeśli będziesz współpracował ze swoim kontrahentem, aby stworzyć wartość (value creation).

Tworzenie wartości oznacza rozszerzanie tortu przed jego podziałem. Wymaga to kreatywności i otwartego umysłu. Otwarty umysł pozwala pogodzić wspólne interesy i wartości, czyli wartości subiektywne i obiektywne. Wartości obiektywne to takie, na które nie ma wpływu osobisty punkt widzenia. Często używa się ich do opisania obserwacji, decyzji lub raportów opartych na bezstronnej analizie. Natomiast wartości subiektywne oznaczają te, które odnoszą się do przedmiotu, jaki istnieje w umyśle, w przeciwieństwie do niego w rzeczywistości (rzecz sama w sobie).

II. ETAPY I STRATEGIE TWORZENIA WARTOŚCI

Wartość możesz tworzyć w trzech etapach. Pierwszy z nich to etap przednegocjacyjny, drugi to etap zaangażowania (w trakcie negocjacji), a ostatni to etap po negocjacjach.

A) Etap przednegocjacyjny.
Sukces w negocjacjach w dużej mierze zależy od merytorycznej pracy wykonanej przed zaangażowaniem. Im więcej pracy włożysz w przygotowanie przed negocjacjami, tym większa szansa na osiągnięcie mądrego porozumienia. Potrzeba odpowiedniego przygotowania nie może być wystarczająco naciągana. Fishers i Ury określają to jako 3ps, czyli prepare, prepare, and prepare. Nie ma ograniczeń co do ilości pracy i czasu, jaki musisz włożyć w przygotowanie się do negocjacji. Mogą to być dni, godziny, minuty lub sekundy przed negocjacjami. Kontynuujesz przygotowania w trakcie, a nawet po negocjacjach.

Odpowiednie przygotowanie jest korzystne na wiele sposobów. Chroni Cię przed byciem wykorzystanym, ponieważ będziesz poinformowany o cenie rynkowej produktu i innych podobnych produktów na danym rynku. Daje Ci również autorytet i wiarygodność, które są kluczowe dla zdobycia zainteresowania Twojego kontrahenta, aby traktował Cię poważnie. Sprawia również, że Twój rozmówca będzie zainteresowany kontynuowaniem rozmowy z Tobą, ponieważ będzie przekonany, że wiesz o czym mówisz. Im bardziej będziesz poinformowany, tym bardziej będą szanować i poważnie traktować Twoją propozycję. Pamiętaj, że w negocjacjach postrzeganie jest wszystkim. Twoje pierwsze wrażenie może ukształtować cały przebieg negocjacji.

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić podczas przygotowań, jest szeroko zakrojony research. Dowiedz się jak najwięcej o przedmiocie negocjacji, jego jakości, obowiązującej cenie rynkowej i dostępnej alternatywie. Upewnij się, że Twoje źródło informacji jest rzetelne i wiarygodne. Na przykład, niebieska księga jest najbardziej wiarygodnym materiałem do konsultacji, jeśli przedmiotem jest samochód.

Następnie przejdź do nauki o ludziach. Zacznij od siebie. Oceń, gdzie jesteś emocjonalnie, fizycznie i mentalnie ( upewnij się, że jesteś we właściwej przestrzeni), ponieważ mają one wpływ na negocjacje. Duchowość jest kolejnym z nich. Inteligencja duchowa daje ci poczucie celu, które może wpłynąć na to, jak postrzegasz lub odnosisz się do swojego kontrahenta. Kolejny wymiar odnosi się do zachowań społecznych. Zadaj sobie pytanie, jak zamierzasz się zaangażować. Czy będziesz przymuszony czy społeczny? Aby być społecznym, musisz stale sprawdzać swoje ego i okazywać współczucie i empatię. Ostatni wymiar odnosi się do wyglądu (fizycznego). Jak zamierzasz się zaprezentować podczas negocjacji? Czy jesteś czysty? Czy jesteś dobrze ubrany?

Po zbadaniu siebie, zrób to samo dla swojego partnera. Dowiedz się o ich kulturze, stylu negocjacji i wszystkim innym. Im więcej wiesz o swoim partnerze, tym łatwiej jest nawiązać z nim kontakt.

Oto pytania, które powinny kierować Twoimi przygotowaniami. Czego chcesz od negocjacji? Jak zdobędziesz to, czego chcesz? Dlaczego tego chcesz? Jeśli nie możesz dostać tego, czego chcesz, jaka jest Twoja alternatywa?

Role-play. Uczenie się o rzeczach jest inne niż ich wykonywanie. Aby w pełni je uchwycić, powinieneś wcielić się w ich postać, odgrywając je. Wcielenie się w postać pozwala na stworzenie i przetestowanie hipotezy tego, co masz nadzieję uzyskać w wyniku negocjacji. Odgrywaj zarówno swoją rolę, jak i rolę swojego partnera. Odgrywanie obu stron pomaga ci zwizualizować strategie z obu punktów widzenia i przygotować się na to, że nie będziesz zaskoczony podczas negocjacji, jeśli coś stanie się wbrew twojemu planowi, bo już byś przez to przeszedł. Pamiętaj słowa Mike'a Tysona - "każdy ma plan, dopóki nie dostanie w twarz" - nie daj się uderzyć w twarz, przygotowując się mądrze i dobrze.

Ostatnim elementem przygotowania jest spisanie agendy zaangażowania. Jeśli masz zapisane wszystko, o czym chcesz rozmawiać, nie musisz o tym pamiętać. To uwalnia twoje zdolności umysłowe, pozwalając ci aktywnie słuchać swojego partnera, bez martwienia się o pamiętanie, co chcesz omówić w następnej kolejności.

B) Engagement Stage:
Tutaj znajdujesz się przy stole negocjacyjnym. Twoje szanse na stworzenie wartości zależą od tego, jak dobrze współpracujesz ze swoim kontrahentem, co z kolei zależy od tego, jak on cię postrzega. Na samym początku powinieneś wykazać zainteresowanie poznaniem i nawiązaniem kontaktu z nim, aby stworzyć pozytywne postrzeganie. Możesz to skutecznie zrobić przed negocjacjami w nieformalnym otoczeniu, rozmawiając o rzeczach, które są przedmiotem wspólnego zainteresowania. Może to być rodzina, wakacje, jedzenie i sztuka.

Pamiętaj, że Twój rozmówca jest człowiekiem z uczuciami i emocjami i łatwo może się zniechęcić arogancją, egocentryzmem, sztucznością lub fałszem (fałszywością lub brakiem autentyczności). Spraw, aby chcieli z Tobą pracować i ufali Ci - poprzez słowa (werbalnie) lub działania (niewerbalnie), np. uśmiechanie się. Kiedy widzisz uśmiech, twój mózg uwalnia oksytocynę, która wzrasta, gdy wchodzisz w interakcję ze współpracownikami i postrzegasz kogoś jako godnego zaufania. Autentyczny i szczery uśmiech wyzwala w mózgu oksytocynę, która uspokaja reakcję walki lub ucieczki w amygdali.

Po zbudowaniu relacji ze swoim rozmówcą, zajmij się ustalaniem faktów, nie dając mu poczucia, że jest przesłuchiwany. Aby zainteresować partnera, by podzielił się z Tobą swoimi podstawowymi interesami, musisz sprawić, by czuł się bezpiecznie. Spraw, aby zaufał Tobie i Twojej wiarygodności. Skutecznym sposobem na zdobycie zaufania partnera jest okazanie empatii i pokory (osobistej i intelektualnej). 

Jest wiele informacji, których nie znasz, a musisz je znać, aby tworzyć wartość. Odkryjesz wszystko, co musisz wiedzieć, jeśli właściwie podejdziesz do negocjacji ze współczuciem i ciekawskim nastawieniem. Zależy to jednak od Twojego pytania, sposobu jego zadawania i środowiska, które stworzyłeś. Aby uzyskać właściwą odpowiedź, zadawaj pytania otwarte (takie, które nie dają uczestnikom z góry ustalonego zestawu odpowiedzi do wyboru, ale zamiast tego pozwalają im odpowiadać własnymi słowami, kierunkiem i długością). Przykłady pytań zakończonych to: co, jak i powiedz mi więcej. Chociaż pytania typu "dlaczego" są w porządku, nie powinny być Twoim pierwszym pytaniem, ponieważ mogą sprawić, że Twój rozmówca stanie się defensywny.

Kiedy twój partner mówi, musisz aktywnie i uważnie go słuchać. Słuchać podobieństw i różnic. Słuchać uchem tego, co zostało powiedziane. Słuchaj oczami tego, co nie zostało powiedziane, czyli wskazówek niewerbalnych. Większość ludzi je ignoruje, a przecież komunikacja niewerbalna stanowi 93% komunikacji. Zachęcaj rozmówcę do kontynuowania wypowiedzi, sygnalizując, że jesteś zainteresowany tym, co mówi. Werbalnie poprzez odzwierciedlanie emocji i parafrazowanie tego, co powiedział. Niewerbalnie poprzez postawę ciała, poruszanie się lub uśmiechanie. 

Obserwowanie i sygnalizowanie niewerbalnych wskazówek poprawia Twoją komunikację, a także jest doskonałym sposobem na budowanie postrzegania wiarygodności, co prowadzi do budowania zaufania. Według dr Maroño^[1], oceny wiarygodności dokonywane są nieświadomie w ramach 33 milisekundy. W związku z tym powinieneś mieć świadomość sytuacyjną, aby widzieć, kiedy Twój partner wykazuje sceptyczne zachowania. Jeśli je zauważysz, zatrzymaj się i natychmiast się nimi zajmij, uznając i zadając otwarte pytania, które pozwolą Twojemu partnerowi dać upust. Ponieważ w momencie, gdy zauważysz te sceptyczne zachowania, wiesz, że Twój rozmówca już Cię nie słucha. Zamiast tego myśli o tym, co powiedzieć dalej i najprawdopodobniej nie zdobędzie ich zaufania. Gdy ocenią, że jesteś niegodny zaufania, będą zbierać informacje, aby to uzasadnić, zamiast szukać prawidłowych informacji. Oznaki zachowań sceptycznych, na które powinieneś zwrócić uwagę, to m.in. dotykanie twarzy, krzyżowanie ramion, pochylanie się do tyłu lub dotykanie rąk po interakcji z Tobą.

Ponadto upewnij się, że informacje, które przekazuje ci twój rozmówca, są prawdziwe. Możesz mieć pewność, że informacje są poprawne, tworząc spokojne środowisko, w którym Twój rozmówca czuje się bezpiecznie. Nie bądź oskarżycielski ani agresywny w zadawaniu pytań, ponieważ agresja buduje opór i wywołuje stres i niepokój, co prowadzi do wydzielania przez organizm hormonów kortyzolu, które blokują odzyskiwanie pamięci, ograniczając szansę na uzyskanie od rozmówcy autentycznych informacji.

Dodawaj kolejne zagadnienia i rób burzę mózgów na temat rozwiązań. Wymaga to kreatywności, otwartego umysłu i współpracy. Wymyśl jak najwięcej poprzez burzę mózgów ze swoim partnerem. Podczas burzy mózgów nie oceniaj. Poczekaj, aż wszystkie opcje będą już na stole, wtedy zacznij oceniać. Podczas oceny uszereguj wymyślone opcje według ich priorytetów. Aby to zrobić, musisz opanować umiejętność otwartej komunikacji, dzielenia się informacjami o rzeczywistych potrzebach i priorytetach oraz współpracy z partnerem. Należy również rozróżniać fakty od wpływu lub opinii. Powinieneś także umieć odróżnić potrzeby od chęci.

Kontrakt warunkowy to kolejny sposób taktycznego tworzenia wartości. Umowa warunkowa pozwala uniknąć sporów o prawdopodobieństwo wystąpienia jakiegoś zdarzenia w przyszłości, a zamiast tego poczekać na to, co się wydarzy. Chroni również przed nieuczciwymi negocjatorami. Dzięki kontraktowi warunkowemu tworzysz wartość poprzez zaprzestanie sporów o różnice w przekonaniach, a zamiast tego wykorzystujesz te różnice poprzez zakład, który obie strony spodziewają się wygrać. (Tworzy to wartości oczekiwane). Motywuje również do wykonania kontraktu.

 Jednak zanim zgodzisz się na umowę warunkową, upewnij się, że rozumiesz efekt umowy warunkowej i jakie zachęty ma ona dla drugiej strony. Należy również wiedzieć, kim jest druga strona i jak dobrze zna się na kontraktach awaryjnych. Zgadzanie się na ciągłość może być niebezpieczne, jeśli Twój kontrahent ma większą wiedzę od Ciebie. Ponadto, jest ona użyteczna tylko wtedy, gdy niepewność jest rozwiązywana w sposób, który można obiektywnie zmierzyć.

C) Etap po negocjacjach
Większość ludzi zatrzymuje się po zawarciu ugody. W ten sposób odcinają się od wszystkich wartości, które mogliby stworzyć po osiągnięciu porozumienia. Nie bądź jedną z tych osób. Kiedy osiągniesz porozumienie, natychmiast zrób sobie debrief. Zapisz, co zadziałało, a co nie. Napisz też, jak wykorzystać to, co zadziałało w kolejnych negocjacjach i te, które zostawisz.

Następnie przejrzyj warunki wynegocjowanej umowy. Zadaj sobie pytanie, jak możesz go ulepszyć. Pytanie o to, jak go ulepszyć, pozwala Ci zwizualizować, jak poprawić Pareto na początkowej umowie. Skontaktuj się ze swoim kontrahentem, jeśli zauważyłeś punkt lub potencjał do poprawy umowy. Zapytaj swojego kontrahenta, czy coś jeszcze może poprawić umowę (z ich strony). Proces ten nazywa się Post settlement settlement ("PSS"). Należy jasno określić cel dążenia do poprawy Pareto, tj. ograniczyć się jedynie do poprawy, ale nie zmiany uzgodnionych warunków. Następnie współpracuj ze swoim partnerem, aby dokonać tej poprawy Pareto po zawarciu umowy.