Massimizzare i valori: Abilità di negoziazione soft per creare valori e far sì che la vostra controparte voglia lavorare ancora con voi

I. INTRODUZIONE

Per la maggior parte delle persone, la negoziazione è una battaglia di parole. Si tratta di raggiungere un accordo. Si lasciano accecare dal mito, alimentato dai loro pregiudizi, di essere lì per rivendicare la percentuale più significativa della torta per il loro cliente. Questa mentalità li spinge ad affrontare la negoziazione in modo aggressivo e contraddittorio. Tuttavia, questo approccio di estrazione del valore difficilmente produce un accordo saggio e ogni negoziatore dovrebbe evitarlo.

Un genio della negoziazione non si sforza di risolvere il problema. Al contrario, cerca di raggiungere un accordo saggio (se un accordo è possibile). Un accordo che sia efficiente e che migliori o non danneggi le relazioni esistenti. Secondo Fishers e Ury, un accordo saggio soddisfa gli interessi legittimi di ciascuna parte nella misura in cui è possibile. Risolve il conflitto in modo equo, è duraturo e tiene conto degli interessi della comunità.

Per raggiungere un accordo saggio, è necessario abbandonare la mentalità "win-lose" e adottare un approccio "win-win". Ricordate che la negoziazione è un processo interdipendente: potete ottenere ciò che volete solo se la controparte dice sì e viceversa. Inoltre, non si tratta di convincere l'altra parte a dire sì. Si tratta di lavorare con l'altra parte per arrivare al sì senza lasciare alcun valore sul tavolo. Potete essere certi di non lasciare alcun valore sul tavolo se lavorate insieme alla vostra controparte per creare valore (creazione di valore).

Creare valore significa espandere la torta prima di dividerla. Richiede creatività e apertura mentale. Una mente aperta permette di conciliare interessi e valori comuni, cioè valori soggettivi e oggettivi. I valori oggettivi sono quelli che non sono influenzati da punti di vista personali. Si usa spesso per descrivere osservazioni, decisioni o relazioni basate su un'analisi imparziale. D'altra parte, per valori soggettivi si intendono quelli relativi a un oggetto come esiste nella mente, in contrapposizione alla realtà (la cosa in sé).

II. FASI E STRATEGIE DI CREAZIONE DEL VALORE

È possibile creare valore in tre fasi. La prima è una fase pre-negoziale, la seconda è la fase di coinvolgimento (durante la negoziazione) e l'ultima è la fase post-negoziale.

A) Fase prenegoziale.
Il successo di una negoziazione dipende in larga misura dal lavoro sostanziale svolto prima dell'impegno. Quanto maggiore è il lavoro di preparazione prima della negoziazione, tanto maggiori sono le possibilità di raggiungere un accordo saggio. La necessità di un'adeguata preparazione non sarà mai abbastanza sottolineata. Fishers e Ury la definiscono 3ps, ovvero preparare, preparare e preparare. Non c'è limite alla quantità di lavoro e di tempo da dedicare alla preparazione della negoziazione. Può trattarsi di giorni, ore, minuti o secondi prima della trattativa. Continuate a prepararvi durante e anche dopo la trattativa.

Un'adeguata preparazione è vantaggiosa sotto molti aspetti. Vi protegge da eventuali approfitti, perché sarete informati sul prezzo di mercato del prodotto e di altri prodotti simili in un determinato mercato. Inoltre, vi conferisce autorità e credibilità, elementi fondamentali per guadagnare l'interesse della vostra controparte a prendervi sul serio. Inoltre, rende il vostro interlocutore interessato a continuare a conversare con voi perché si convincerà che sapete di cosa state parlando. Più siete informati, più la vostra proposta sarà rispettata e presa sul serio. Ricordate che la percezione è tutto nella negoziazione. Le prime impressioni possono influenzare l'intero corso della trattativa.

La prima cosa da fare quando ci si prepara è una ricerca approfondita. Imparate quanto più possibile sull'oggetto della trattativa, sulla sua qualità, sul prezzo di mercato prevalente e sulle alternative disponibili. Assicuratevi che la vostra fonte di informazioni sia affidabile e credibile. Ad esempio, il libro blu è il materiale più credibile da consultare se l'oggetto è un'automobile.

Poi passate a conoscere le persone. Iniziate da voi stessi. Valutate dove siete emotivamente, fisicamente e mentalmente (assicuratevi di essere nello spazio giusto) perché influenzano la negoziazione. La spiritualità è un altro aspetto. L'intelligenza spirituale vi dà un senso di scopo che può influenzare il modo in cui vedete o vi relazionate con la vostra controparte. Un'altra dimensione riguarda il comportamento sociale. Chiedetevi come intendete impegnarvi. Sarete coercitivi o sociali? Per essere sociali, dovete controllare costantemente il vostro ego e mostrare compassione ed empatia. L'ultima dimensione riguarda l'aspetto (fisico). Come vi mostrerete durante la negoziazione? Siete puliti? Siete ben vestiti?

Dopo esservi documentati, fate lo stesso con la vostra controparte. Imparate a conoscere la loro cultura, il loro stile di negoziazione e quant'altro. Più si conosce la controparte, più è facile entrare in contatto con lei.

Ecco le domande che dovrebbero guidare la vostra preparazione. Cosa volete dalla negoziazione? Come farete a ottenere ciò che volete? Perché lo volete? Se non riuscite a ottenere ciò che volete, qual è la vostra alternativa?

Gioco di ruolo. Imparare le cose è diverso dal farle. Per coglierle appieno, è necessario mettersi in gioco recitandole. La rappresentazione del personaggio consente di creare e verificare l'ipotesi di ciò che si spera di ottenere dalla negoziazione. Recitate il vostro ruolo e quello della vostra controparte. Interpretare entrambe le parti vi aiuta a visualizzare le strategie da entrambi i punti di vista e vi prepara a non essere sorpresi durante la negoziazione se accade qualcosa di contrario al vostro piano, perché l'avreste già affrontato. Ricordate le parole di Mike Tyson: "Tutti hanno un piano finché non vengono presi a pugni in faccia"; non fatevi prendere a pugni in faccia preparandovi bene e con saggezza.

L'ultimo elemento di preparazione è la stesura dell'agenda dell'impegno. Se avete scritto tutto ciò di cui volete parlare, non dovrete ricordarlo. Questo libera la vostra capacità mentale, permettendovi di ascoltare attivamente la vostra controparte senza preoccuparvi di ricordare di cosa volete parlare dopo.

B) Fase di coinvolgimento:
Qui siete al tavolo delle trattative. Le vostre possibilità di creazione di valore dipendono dalla capacità di lavorare con la vostra controparte, che dipende dalla percezione che questa ha di voi. All'inizio dovreste mostrare interesse a conoscere e a entrare in contatto con loro per creare una percezione positiva. Potete farlo efficacemente prima della negoziazione in un contesto informale, parlando di cose di interesse comune. Potrebbero essere la famiglia, le vacanze, il cibo e l'arte.

Ricordate che la vostra controparte è un essere umano con sentimenti ed emozioni e può essere facilmente scoraggiata dall'arroganza, dall'egocentrismo o dall'essere artificiosa o falsa (finta o non genuina). Fate in modo che vogliano lavorare con voi e che si fidino di voi con parole (verbali) o azioni (non verbali), ad esempio sorridendo. Quando si vede un sorriso, il cervello rilascia ossitocina, che aumenta quando si interagisce in modo cooperativo e si percepisce qualcuno come affidabile. Un sorriso autentico e genuino rilascia ossitocina nel cervello, che calma la risposta di lotta o fuga nell'amigdala.

Dopo aver instaurato un rapporto con la controparte, impegnatevi nella ricerca dei fatti senza far sentire la controparte sotto interrogatorio. Per convincere la controparte a condividere con voi i suoi interessi di fondo, dovete farla sentire al sicuro. Fate in modo che si fidino di voi e della vostra credibilità. Un modo efficace per guadagnare la fiducia della controparte è mostrare empatia e umiltà (personale e intellettuale). 

Ci sono molte informazioni che non conoscete e che dovete conoscere per creare valore. Scoprirete tutto quello che c'è da sapere se affronterete correttamente la negoziazione con compassione e una mentalità curiosa. Tuttavia, ciò dipende dalla domanda, dal modo in cui la ponete e dall'ambiente che avete creato. Per ottenere una risposta adeguata, ponete domande aperte (quelle che non forniscono ai partecipanti una serie predeterminata di opzioni di risposta, ma che invece consentono loro di rispondere con parole, direzione e lunghezza proprie). Esempi di domande aperte sono cosa, come e dimmi di più. Anche se le domande sul "perché" vanno bene, non dovrebbero essere la prima domanda perché potrebbero mettere sulla difensiva la vostra controparte.

Quando la vostra controparte parla, dovete ascoltarla attivamente e con attenzione. Ascoltate i punti in comune e le differenze. Ascoltare con l'orecchio ciò che è stato detto. Ascoltate con gli occhi ciò che non è stato detto, cioè i segnali non verbali. La maggior parte delle persone li ignora, ma la comunicazione non verbale costituisce il 93% della comunicazione. Incoraggiate l'interlocutore a continuare a parlare segnalando che siete interessati a ciò che dice. Verbalmente, rispecchiando le emozioni e parafrasando ciò che ha detto. A livello non verbale, con la postura, la camminata o il sorriso. 

Osservare e segnalare gli indizi non verbali migliora la comunicazione ed è un modo eccellente per creare una percezione di affidabilità, che porta alla creazione di fiducia. Secondo il dottor Maroño^[1]I giudizi sull'affidabilità vengono espressi inconsciamente all'interno del 33 millisecondi. Per questo motivo, dovete essere consapevoli della situazione per capire quando la vostra controparte mostra comportamenti scettici. Se lo vedete, fermatevi e affrontatelo immediatamente riconoscendo e facendo domande aperte che permettano alla vostra controparte di sfogarsi. Nel momento in cui vedete questi comportamenti scettici, sapete che la vostra controparte non vi sta più ascoltando. Al contrario, sta pensando a cosa dire dopo e molto probabilmente non otterrà la sua fiducia. Una volta giudicato che non siete degni di fiducia, raccoglierà informazioni per giustificarlo piuttosto che cercare informazioni corrette. Tra i segni di comportamento scettico da osservare vi sono il toccarsi il viso, l'incrociare le braccia, il piegarsi all'indietro o il toccarsi le mani dopo aver interagito con voi.

Inoltre, assicuratevi che le informazioni fornite dalla vostra controparte siano corrette. Per essere certi della correttezza delle informazioni, è necessario creare un ambiente calmo che faccia sentire la controparte al sicuro. Non siate accusatori o aggressivi nelle vostre domande, perché l'aggressività crea resistenza e crea stress e ansia, inducendo il corpo a rilasciare ormoni cortisolo che bloccano il recupero della memoria, limitando la possibilità di ottenere informazioni autentiche dalla vostra controparte.

Aggiungete altri problemi e fate un brainstorming di soluzioni. Richiede creatività, apertura mentale e collaborazione. Inventate il più possibile facendo brainstorming con la vostra controparte. Durante il brainstorming, non valutate. Aspettate che tutte le opzioni siano già sul tavolo, poi iniziate a valutare. Durante la valutazione, classificate le opzioni inventate in base alle loro priorità. Per fare ciò, dovete padroneggiare la capacità di comunicare apertamente, condividere le informazioni sulle esigenze e le priorità reali e collaborare con la vostra controparte. Inoltre, bisogna distinguere tra fatti e influenze o opinioni. Dovete anche essere in grado di distinguere tra bisogni e desideri.

La contingenza è un altro modo per creare valore in modo tattico. Un contratto di contingenza vi permette di evitare di discutere sulla probabilità di un evento futuro e di aspettare di vedere cosa succede. Inoltre, vi protegge dai negoziatori disonesti. Grazie alla contingenza, si crea valore smettendo di discutere sulle differenze di convinzioni e facendo invece leva su tali differenze attraverso una scommessa che entrambe le parti si aspettano di vincere. (Crea valori attesi). Inoltre, motiva l'esecuzione del contratto.

 Tuttavia, prima di concordare un contratto di contingenza, assicuratevi di comprendere gli effetti di un contratto di contingenza e quali incentivi comporta per la controparte. Inoltre, è bene sapere chi è la controparte e quanto è esperta di contratti di contingenza. Accettare la continuità può essere pericoloso se la controparte è più esperta di voi. Inoltre, è utile solo se l'incertezza viene risolta in modi che possono essere misurati oggettivamente.

C) Fase successiva alla negoziazione
La maggior parte delle persone si ferma dopo aver raggiunto un accordo. Così facendo, si privano di tutti i valori che avrebbero potuto creare dopo aver raggiunto un accordo. Non fate parte di queste persone. Quando raggiungete un accordo, fate immediatamente un debriefing. Scrivete cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato. Scrivete anche come utilizzare ciò che ha funzionato nella prossima trattativa e quelli che lascerete.

Poi rivedete i termini del vostro accordo negoziato. Chiedetevi come potete migliorarlo. Chiedersi come migliorarlo permette di visualizzare come migliorare il Pareto dell'accordo iniziale. Contattare la controparte se si è individuato un punto o un potenziale di miglioramento dell'accordo. Chiedete alla vostra controparte se c'è qualcos'altro che potrebbe migliorare l'accordo (da parte sua). Questo processo si chiama Post settlement settlement settlement ("PSS"). Siate chiari sullo scopo della ricerca di un miglioramento di Pareto, cioè limitatevi a migliorare ma non a modificare i termini concordati. Poi collaborate con la vostra controparte per ottenere il miglioramento di Pareto dopo l'accordo.